Инвентаризация – это проверка наличия имущества организации на определённую дату путём сличения фактических данных с данными учётной системы. Это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств.


Задачи инвентаризации

  • подсчитать фактическое количество товаров на складах;
  • сравнить фактическое количество товаров с учтённым количеством в системе;
  • внести изменение в Остатки на складах согласно фактическому результату инвентаризации;
  • выявить возможные проблемы в ведении складского учёта.


Зайдите в раздел «Склад» – «Инвентаризация».


ВАЖНО! При наличии неоформленных визитов создание инвентаризационной ведомомсти будет невозможно. Поэтому перед созданием отчёта инвентаризации нужно «закрыть» (оформить или отменить) все неоформленные (красные) визиты в период с прошлой инвентаризации до текущей. 


СОЗДАНИЕ ВЕДОМОСТИ


Проверяем нет ли неоформленных визитов в период от прошлой инвентаризации до текущей. В разделе «Записи» в фильтре выберите статус «Неоформленный визит» период (от даты предыдущей инвентаризации до даты текущей инвентаризации) и нажмите на кнопку «Найти».

Если список пустой – все в порядке, проверка пройдена. Если в списке есть записи со статусом «Неоформленный визит» – найдите визиты на странице «Расписание» и оформите/отмените их.


В разделе «Склад» в подразделе «Инвентаризация» выберите:

  • дату формирования отчёта (на эту дату включительно все визиты должны быть оформленными);
  • тип склада (по умолчанию выбрано «Все склады», можно выбрать любой из четырёх типов склада);
  • тип товара (по умолчанию выбраны все);
  • наименование марки (по умолчанию выбраны все марки);
  • вариант оплаты (по умолчанию выбраны все варинаты оплаты, можно выбрать конкретный вариант «Оплаченные товары» или товары «На реализации»).

Нажмите на кнопку «Создать отчет».


В созданном отчёте Вы можете:

 

1. сортировать товары в рамках марки

  • по названию товара (вывод товаров по алфавиту);
  • по типу (вывод товаров по типу шампунь, краска для волос, и т.д.).

2. найти нужный товар по штрихкоду.

Если товар найден, то он подсвечивается, и страница прокручивается к нему. Если в списке присутствует только один найденный товар по шрихкоду (один склад), то в поле целых единиц количество товара увеличивается на 1. 

3. Кнопка «Распечатать без факта». Распечатайте таблицу товаров, подсчитайте остаток товаров на складе, вписывая результаты в распечатанную таблицу.

4. Кнопка «Распечатать». Будет распечатана полная ведомость инвентаризации, как на экране компьютера.

5. Кнопка «Распечатать ИНВ-3». Печать отчета в унифицированной форме ИНВ-3.

Унифицированная форма ИНВ-3 составляется в 2 экземплярах. Она должна быть подписана сотрудниками, входящими в состав инвентаризационной комиссии. Первый экземпляр формы ИНВ-3 должен быть направлен в бухгалтерию, второй остается в распоряжении материально ответственного лица. 

ВНЕСЕНИЕ ДАННЫХ В ВЕДОМОСТЬ

ВАЖНО! Данные сохраняются в реальном времени, нажимать на кнопку «Сохранить ведомость» не нужно.


Для склада «Продажи» и «Запасы» заполните колонку «Количество упаковок». Внесите в отчёт данные, которые вписали в распечатанную таблицу.

Для склада «Производство» и «Сопутствующие товары» заполните 2 колонки: «Факт с упаковкой» и «Количество упаковок».

«Факт с упаковкой» – положите все упаковки на весы и перепишите массу брутто. «Количество упаковок» – укажите сколько вы положили упаковок на весы.

* Вес упаковки, заложенный в карточке товара вычтется из массы брутто.

** Исключение для товаров, которые измеряются в штуках (например, ватные диски, одноразовые перчатки, пеньюары и т.д.). Для таких товаров надо заполнять только колонку «Количество упаковок», где указывать количество штук.

 

1. Чтобы получить актуальное количество остатка товаров, нажмите на кнопку «Обновить данные».

Полезно в том случае, если отчет по инвентаризации был создан в один день, а к фактическому проведению инвентаризации приступили позже, например через 2 дня. После нажатия на «Обновить данные», количество товара в остатке будет обновлено на текущее время.

2. После того, как Вы внесёте все данные по товарам в отчёт, нажмите на кнопку «Готово к проверке».

Отчет в этом статусе все ещё можно редактировать.

3. Если заполненный отчет по инвентаризации проверен и изменения вноситься больше не будут, нажмите на кнопку «Сохранить ведомость».

После сохранения данные редактированию не подлежат.

4. Нажмите на кнопку «Внести изменения по факту». В результате «Остатки на складе» будут приведены к фактическому остатку, который был внесён в инвентаризационный отчёт.

5. Дополнительно, Вы можете скачать отчёт инвентаризации в формате xls.

6. По итогу инвентаризации (в конце отчёта) Вы увидите сумму недостачи и излишков.

АНАЛИТИКА РЕЗУЛЬТАТОВ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

Разъяснительная работа с сотрудниками по списанию материалов в визитах, приходованию товаров по накладным

• Штрафы

• Корректировка технологических карт


ПРИНЯТИЕ ДЕЙСТВИЙ ПО РЕШЕНИЮ ПРОБЛЕМ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

• При недостаче надо выяснить по системе как расходовались недостающие товары, была ли пересортица.

• При излишках надо выяснить по всем ли визитам было оформлено списание материалов, проверить корректность технологических карт.

НЮАНСЫ


После проведения инвентаризации доступны для скачивания такие отчеты как:

• ИНВ-3

• инвентаризационная ведомость в xls.

  1. Неизвестный поставщик. Любое добавление товара на склад оформляется как партия (дата, время, количество, цена, поставщик). При приведении остатков в системе согласно результатам инвентаризации сложно определить к какому поставщику относится добавляемый товар.Поэтому в салоне обязательно должен быть поставщик с типом Неизвестный поставщик – именно он будет использоваться при добавлении товаров по результатам инвентаризации. Если в салоне не будет Неизвестного поставщика – не получится привести остатки к факту по инвентаризации.
  2. Все визиты в выбранный период (от предыдущей инвентаризации до текущей) должны быть оформлены, иначе не будет возможности создать инвентаризационную ведомость.
  3. У всех товаров на складе Производство должны быть проставлены: вес нетто, вес упаковки. В граммах.
  4. Если в инвентаризации не выводится средняя цена товара, значит при оприходовании товара не указали закупочную цену. Цену закупки можно отредактировать в заказе (в карточке товара в подразделе «Цены и скидки» нажмите на дату партии и измените цену закупки).